Découvrez plus sur les permanences téléphoniques

Qu’il s’agisse d’une microentreprise ou d’un groupe dont l’activité est basée sur la vente de produits ou prestations de services, l’impératif et l’enjeu stratégique restent les mêmes : la qualité de l’accueil et les permanences téléphoniques.

Les avantages des permanences téléphoniques en secrétariat externalisé

Grâce à un service de secrétariat externalisé, il vous est possible de :

  • Transférer votre ligne professionnelle pendant une journée, une semaine, un mois ou plus lorsque vous en avez besoin

  • Apporter une solution provisoire face à l’absence ponctuelle de vos collaborateurs (maternités, maladies…)

  • Transférer les appels en plus

L’accueil téléphonique est la première relation avec une entreprise

L’accueil téléphonique met en jeu l’image et la crédibilité d’une société envers tous les acteurs (partenaires, fournisseurs, collaborateurs, clients, etc.) qui participent à leur activité et leur pérennité.

Un rapide décrochage et une fiabilité de la réponse fournie marquent souvent le dynamisme et les compétences d’une société.

Que vous soyez prestataire de service, spécialiste de la vente de produits ou de biens, autoentrepreneur ou multinationale, tout appel téléphonique a une valeur :

  • une simple demande d’information peut engendrer un important contrat

  • une petite réclamation peut mener à une perte de client

  • un potentiel prospect peut fuir suite à un appel non décroché

  • un simple rendez-vous peut finir en nouvelle opportunité d’affaires

Le déroulement dans le cadre du télé secrétariat

Les activités de la permanence téléphonique incluent la prise de rendez-vous et de messages pour des professions libérales, pour les PME ou entreprises sous-traitantes en externe.

Les permanences téléphoniques sont très pratiques, car il n’y a aucun changement de ligne téléphonique, mais juste un simple transfert d’appel vers une ligne personnalisée et ce sera votre télésecrétaire qui va recevoir les appels de vos clients en votre nom.

Votre permanence téléphonique est représentée par un accueil avec des réponses sans s’éloigner de vos directives pour une prise de rendez-vous sur votre agenda en ligne.

Vous n’êtes pas obligé d’engager votre secrétaire en ligne à long terme.

Vous gagnez en économie, car la facturation dépend du nombre d’appels de votre permanence téléphonique.

Les principaux outils

Les nouvelles technologies sont des outils indispensables pour de meilleures efficacités et pour une meilleure productivité.

Pour mener à bien vos activités de permanence téléphonique, les deux éléments suivants sont à privilégier : un système de gestion d’appels performant, et un logiciel qui sert de traitement et de partage de données aux clients lors des appels.

L’Ubicentrex est un outil très approprié dans les permanences téléphoniques. C’est une solution clé en main dans ce cadre. L’intérêt de l’utiliser est qu’il est un moyen de gérer en même temps la partie téléphonie et la partie logiciel.

– Le téléphone

Le téléphone est un des principaux outils les plus utilisés dans les permanences téléphoniques. Il exige de la rigueur et du sérieux. Les impairs et les hésitations ne sont pas tolérés au téléphone.

Réussir les permanences téléphoniques

Les opérateurs et télésecrétaires doivent avoir des qualités humaines et des compétences professionnelles. Pour devenir experts en relation téléphonique, ils doivent avoir des formations régulières et des évaluations. Ils doivent être en mesure de traiter tous les appels entrants, bien hiérarchiser les priorités. Les connaissances des produits et services leur sont aussi très utiles.

L’appelant devrait toujours obtenir une réponse rapide, claire et précise. La personne qui répond doit faire preuve de courtoisie et d’écoute, voire être plus impliqué par rapport au problème de son interlocuteur. Parfois, il est même nécessaire de se mettre dans la tête du client afin de mieux traiter sa demande.

L’offre du centredaffairesbaldan

Choisissez le Centre d’Affaires BALDAN pour votre permanence téléphonique pour ces raisons :

  • c’est un centre spécialisé en télésecrétariat pour les entreprises

  • Pour ceux qui exercent en profession libérale ou médicale, ou Chef d’entreprise… son équipe vous permet de rester joignable en permanence, même pendant vos réunions, vos vacances ou simplement lorsque vous êtes occupés

  • Ils gèrent intégralement ou partiellement vos appels, vos agendas, vos rendez-vous

  • Ils vous permettent de bénéficier d’outils très innovants