La meilleure solution pour gérer les archives

Vos archives physiques s’entassent de jour en jour et vous avez du mal à les gérer ? Pour vous débarrasser de ce chaos, la destruction d’archives est votre seule issue.

Des raisons suffisantes pour détruire vos archives

  • Les enjeux économiques

Les voies électroniques n’ont pas pour autant remplacé les papiers. A l’heure actuelle, ces derniers continuent d’être omniprésents dans les entreprises.

La poubelle constitue la première source de fuite d’informations et d’usurpation d’identité. Les fouilles de poubelles prolifèrent dernièrement. Même des entreprises de grande envergure en sont victimes.

Parfois, vous devez aussi débourser de frais de personnel pour classer vos dossiers en interne. Et vous aurez encore plus de dépenses en cas d’externalisation avec un prestataire plus tard.

Par ailleurs, la destruction des archives papiers limite l’espionnage économique. Pour éviter que certaines de vos informations se retrouvent entre de mauvaises mains, la destruction sécurisée de vos documents est nécessaire. Cette démarche protège vos atouts compétitifs ainsi que la réputation de votre société.

La confidentialité de vos documents doit être protégée à l’heure où la concurrence commerciale est assez rude. C’est même une obligation légale. Pour prévenir d’éventuels vols de documents contenant des données importantes, les documents qui n’ont pas besoin d’être sauvegardés doivent être détruits.

Pour la protection de l’environnement, faites recours à une société spécialisée dans la destruction d’archives. Tous vos papiers seront acheminés vers un site de recyclage.

  • Raisons légales

L’archivage des documents (fiches de paie, factures, documents juridiques…) s’avère être une obligation légale. Il existe des durées de conservation à respecter. L’archivage au-delà de la durée légale n’est pas recommandé. De plus, la conservation des documents qui ne vous sont plus utiles peut vous coûter inutilement de l’argent. Cependant, la destruction des documents avant la durée légale n’est pas non plus conseillé (en cas d’audit ou de perquisition…).

Les risques de la destruction d’archives en interne

Bien que certaines entreprises réalisent la destruction de leurs archives à l’aide de différents outils dans leurs locaux, cette technique est loin d’être fiable. L’utilisation d’une déchiqueteuse, par exemple, est limitée à de faible quantité.

C’est la raison pour laquelle il faut faire recours à un professionnel tel qu’ Archet services, une société certifiée en destruction d’archives. Elle vous délivrera un certificat prouvant la destruction de vos papiers.

  • Les coûts cachés

La destruction en interne de vos papiers n’est pas du tout la meilleure solution. Cela peut engendrer des coûts cachés. Au lieu de se concentrer sur leur productivité, vos salariés auront inutilement des tâches additionnelles.

  • Les fraudes

La destruction sur place des documents de la société favorise les risques de fraude au sein même de vos collaborateurs.

Sachez que près de 90 % des entreprises sont touchés par des pertes ou des vols durant les douze derniers mois. Ce sont les employés eux-mêmes qui en est la source. Par conséquent, la destruction des documents par des spécialistes est la meilleure option.

  • La violation de données

Une violation de données confidentielles peut avoir de graves conséquences au sein d’une entreprise. Certaines études ont démontré que le taux moyen d’une fuite de données a grimpé de 23 % au cours de ces deux dernières années.