La planification du travail est un système qui permet de bien organiser le travail et les ressources disponibles de manière à optimiser l’utilisation des personnes et des équipements. C’est une méthodologie qui vous aide à gérer votre charge de travail de manière plus organisée, en fractionnant vos tâches. Grâce à cela, vous pouvez avoir une bonne visibilité des projets qui prennent le plus de temps, et de ceux qui occupent la plus grande partie de votre bande passante. De plus, avec ces informations à portée de main, vous pouvez bloquer du temps à l’avance, afin qu’aucune réunion ou projet n’interfère avec un autre. Voici quelques conseils pour mettre en place une planification efficace du travail au sein de votre entreprise.
1 – Créer un calendrier basé sur l’effort et la durée estimés
Quelle que soit votre activité : chef d’entreprise, coach sportif, psychologue, garagiste ou autres, pour créer un planning, commencez par estimer la durée et l’effort investis dans chaque tâche. En effet, comme la charge de travail étant très subjective, il est préférable de recueillir au préalable des données réelles. Ainsi, vous disposerez de chiffres réels sur lesquels vous vous basez pour élaborer votre planning. Cependant, si vous ne disposez pas encore de ces données, vous pouvez toujours créer un planning en vous basant sur les meilleures suppositions des membres de votre équipe. Vous pouvez leur demander combien d’heures une tâche prendra. Les informations que vous recueillerai auprès des membres de votre équipe vous aideront à créer un planning plus précis par la suite.
2 – Utilisez l’inventaire des tâches pour établir votre planning
Maintenant que vous avez recueilli des données sur chaque tâche, utilisez-les pour établir votre calendrier. Commencez par les tâches les plus prioritaires en fonction de la date d’échéance ou de la disponibilité de chaque personne concernée. Vous pouvez également commencer par établir la disponibilité de l’équipe, puis construire le planning à partir de là. Si vous planifiez plusieurs mois à l’avance, utilisez le statut du projet pour construire votre planning. Le plus important ici est de garder vos options ouvertes, car vous ne savez jamais quand un problème ou un événement client peut retarder un projet. C’est pourquoi vous devez toujours laisser une certaine flexibilité dans votre planning. Ensuite, il ne vous restera plus qu’à estimer le travail restant pour chaque tâche. Il s’agit d’une partie très importante de la planification, car elle vous indique le temps que prendra une tâche en fonction de son avancement. Par exemple, vous avez une tâche qui prendra 2 heures à terminer. Avec une progression de 30 %, la tâche ne prendra plus que 30 minutes.
3- Déterminez la fréquence et la durée des réunions
Les réunions sont un mal nécessaire dans le monde des affaires. Cependant, elles peuvent facilement vous faire perdre beaucoup de temps si elles ne sont pas planifiées correctement. Tout d’abord, déterminez la fréquence de vos réunions en fonction des exigences du projet, ou selon la disponibilité des personnes. Ensuite, déterminez la durée de chaque réunion selon son type. S’il s’agit d’une réunion d’états, elle prendra moins de temps qu’une séance de brainstorming qui nécessite plus de discussions et de contributions. Avec ces deux paramètres, vous pouvez maintenant voir combien d’heures par semaine chaque réunion prendra.
4- Estimez les dates d’achèvement des tâches sur la base de votre expérience antérieure
Une fois que vous avez mesuré l’effort et la durée de chaque tâche, ainsi que la fréquence et la durée des réunions, vous pouvez estimer les dates d’achèvement des tâches. Si vous travaillez dans votre domaine depuis un certain temps, vous devez avoir une certaine expérience en la matière. En effet, sur la base de cette expérience, vous devriez être en mesure de savoir combien de temps une certaine tâche prendra et utiliser cette information pour déterminer sa date d’achèvement. En revanche, si vous n’avez jamais travaillé dans ce domaine auparavant, sachez que grâce aux avancées technologiques actuelles, la gestion d’un agenda en ligne est désormais possible. En effet, grâce à un logiciel de prise de rendez-vous en ligne, vous pouvez à la fois gérer votre planning et augmenter votre chiffre d’affaires depuis votre site internet.
5- Identifiez les facteurs de risque de votre plan à l’aide d’un registre des risques
Un risque est tout ce qui peut affecter votre calendrier ou la réalisation de votre tâche. Il peut s’agir d’une interruption, d’un membre de l’équipe hors service ou d’une modification du calendrier. Vous devriez toujours identifier les facteurs de risque dans votre plan, car cela vous aidera à rester organisé et à faire très attention aux délais. Par exemple, si un membre de votre équipe est absent, vous pouvez inscrire un facteur de risque dans ce registre. Ainsi, vous ferez très attention à vos délais et ne manquerez aucune échéance. De ce fait, après avoir parcouru ces 5 règles d’une planification efficace du travail, vous devriez être en mesure de créer un calendrier basé sur les meilleures suggestions des membres de votre équipe. Une fois que vous avez créé ce planning, vous pouvez le vérifier sur la base des données réelles. De cette façon, vous pourrez constater l’exactitude de vos suppositions et apporter les modifications nécessaires au planning pour permettre à votre équipe d’être plus productive.